EAN eller GLN? Hvad er hvad?

Som det ofte er tilfældet med tekniske betegnelser, så er der lidt forvirring om betydningen og brugen af EAN og GLN. Omend betegnelsen EAN er blevet brugt i Danmark i mange år og faktisk fra begyndelsen var ganske korrekt, så er den ikke længere tidssvarende, selvom den stadig bliver flittigt brugt.

EAN står for European Article Number og er i dag stadig i brug - den kan blandt andet findes på stregkoden bag på mælken i supermarkedet. Lokationsnummersystemet, som benyttes til udveksling af elektroniske forretningsdokumenter, er imidlertid blevet udvidet til at omfatte hele verden. Den rigtige betegnelse er derfor GLN (Global Location Number). Så husk at når nogen siger, at de gerne vil modtage fakturaer via EAN, så mener de i virkeligheden GLN – de ved det bare ikke selv endnu.

Hvad bruges et GLN-nummer til?

Når man som offentlig eller privat erhvervsvirksomhed anskaffer sig et GLN nummer, er det for at få en registreret og unik elektronisk adresse. Nummeret giver operatører, heriblandt Sproom, en entydig information om, hvor og hvordan en elektronisk faktura skal leveres. Der er ikke 2 virksomheder med samme nummer, og det er dermed en meget mere sikker måde at udveksle forretningsdokumenter på end ved eksempelvis post- eller mailforsendelser. Lidt fortegnet kan man sige, at man køber en unik elektronisk postkasse, som selv kvitterer afsender for modtagelsen, og som kun lukker de dokumenter ind, som opfylder kravene for hver enkelt dokumenttype.

Hvorfor får flere og flere virksomheder et GLN-nummer?

Gennem de seneste år har der været en stærkt stigende interesse for elektronisk fakturamodtagelse. Årsagen er lige så indlysende, som den er givet på forhånd; man anskaffer sig et GLN-nummer fordi, man gerne vil have elektroniske fakturaer fra sine leverandører, så man kan spare store mængder tid og rigtig mange penge. En elektronisk faktura kan håndteres, godkendes samt konteres meget hurtigere og med færre fejl end fakturaer, der modtages på PDF eller papir. Så simpelt er det!

Forskellige analyser har bevist besparelser på mellem DKK 80 og 200,- pr. faktura, hvilket reelt betyder, at alle virksomheder med mere end 3-400 fakturaer årligt opnår besparelser. En anden sidegevinst er også, at alle fakturaer kan spores for både afsender og modtager, hvilket giver en helt anden kontrol og styring. Så hvis du stadig synes, at det er få kunder, der efterspørger det, så kan du roligt regne med, at det ændrer sig – de har nemlig hverken tid eller råd til at lade være.

Jeg har et GLN-nummer – hvad nu?

Har du anskaffet dig et GLN-nummer, skal det registreres hos en operatør præcis på samme måde som med et telefonnummer – uden dette kan folk ikke “ringe” til dig. Til det formål skal du vælge en operatør, der passer til dit behov, og som sørger for, at dit nummer registreres i så mange fakturanetværk som muligt, da det giver flere leverandører mulighed for at sende elektronisk. Både pris, kvalitet og kompleksitet kan variere meget hos forskellige operatører.

Hvordan fungerer infrastrukturen?

Præcist som med telefoni så er infrastruktur og teknologi ikke noget, brugeren selv skal bruge energi på at sætte sig ind i, men noget operatørerne holder styr på og gør enkelt for brugeren.

Når du har sendt en faktura, eksempelvis via Sproom, til en kunde, der ønsker at modtage den via sit GLN-nummer, sættes en række processer i gang. Så snart fakturaen ankommer til Sproom, går teknologien i gang med at afsøge modtagers GLN-nummer i en række forskellige netværk. Når vi finder nummeret, er den operatør som har nummeret registreret defineret, og fakturaens vej er dermed banet.

Herefter afklares det, hvordan indehaveren af GLN-nummeret ønsker at modtage fakturaen, i hvilket format og eventuelt hvilke særlige kriterier der skal opfyldes for, at fakturaen kan overdrages fra Sproom til kundens operatør. Når fakturaen afleveres, sikrer Sproom, at operatøren accepterer og kvitterer for den. Først når det er gjort, kan ansvaret for fakturaen overdrages fra Sproom til kundens operatør. Det kan lyde som en lang og kompliceret vej fra afsender til modtager, men i praksis tager processen blot få sekunder.